Contact: 0769 089 322 sau 0740 149 341

Intrebari frecvente

1. De ce sa externalizez serviciul de salarizare?
Iata cateva dintre beneficiile externalizarii proceselor de calcul salarial si administrare de personal:
Ai acces la experienta si cunostintele unor experti in salarizare si garantia ca esti tot timpul la curent cu schimbarile din legislatie, fara a fi necesar sa investesti intr-un specialist intern sau intr-o solutie software de salarizare.
Nu mai esti nevoit sa angajezi personal cu norma intreaga pentru un procese care implica efort sustinut doar in anumite perioade ale lunii.
Atunci cand semnezi un contract de externalizare, furnizorul preia responsabilitatea si riscul asociate legalitatii documentelor de calculul salarial si a raportarilor catre autoritati.
Nu mai esti nevoit sa cauti inlocuitori atunci cand specialistul tau intern este in concediu de odihna, concediu medical sau in cazul altor absente. Nu mai irosesti spatiu vital pentru o activitate sporadica.
Asiguri confidentialitatea si securitatea informatiilor cu caracter personal.
Reduci timpului alocat activitatilor de rutina.
Externalizand serviciul de salarizare munca ta se simplifica, iar tu te poti bucura de siguranta faptului ca salariile angajatilor tai sunt calculate corect si platite la timp.

2. Cum functioneaza serviciile externalizate de salarizare?
Scopul nostru este sa simplificam sis a standardizam procesele de calcul salarial. Personalizam procedurile de lucru pentru a raspunde nevoilor tale. Oferim servicii complete de salarizare, de la colectarea datelor si pana la generarea tuturor documentelor ce stau la baza platii si raportarii cheltuielilor salariale:
Iti punem la dispozitie optiuni multiple pentru colectarea datelor: direct input data (introducerea datelor de pontaj direct in aplicatiile noastre), prin completarea sabloanelor de pontaj de tip Microsoft Excel, prin interfata directa cu sistemul tau de pontaj. Inainte de procesarea propriu-zisa, verificam acuratetea si calitatea tuturor datelor si semnalam eventualele inconsistente ale datelor de pontaj.
Ne ocupam de salarizare si de toate elementele de calcul salarial: beneficii, retineri salariale, avansuri, contributii sociale, pensii facultative etc. Ne asumam responsabilitatea pentru acuratetea calculului salarial, pentru deplina legalitate si respectarea tuturor termenelor limita impuse de regulile interne si de legislatia curenta.
Lunar la data stabilita, iti trimitem un set de documente: rapoarte legale, fisiere pentru plata salariilor angajatilor criptate conform cu specificatiile institutiilor bancare, fluturasi de salarii securizati, nota contabila centralizata si detaliata, rapoarte interne construte conform specificatiilor tale, rapoarte statistice solicitate de INS.

Flux operational

3. Cum pot fi sigur ca salariile angajatilor sunt calculate corect si platite la timp?
Pentru a ne asigura ca salariile sunt livrate la timp, stabilim impreuna, in etapa de implementare a serviciilor, calendarul lunar al activitatilor de calcul salarial, stabilind termene precise pentru fiecare etapa.
De asemenea, inainte de procesarea salariilor, verificam acuratetea si calitatea tuturor datelor primite. In cazul in care depistam erori, le semnalizam si le trimitem inapoi pentru corectare si aprobare finala. Angajatii nostri sunt profesionisti cu experienta in domeniul salarizarii si administrarii de personal, deci poti conta pe calitatea muncii lor.

4. Care sunt costurile serviciilor externalizate de salarizare?
Atunci cand externalizezi servicile de calcul salarial, platesti un tarif lunar ce are drept etalon numarul de salariati si serviciile contractate. Impreuna stabilim pachetul optim de servicii necesare organizatiei tale astfel incat sa raspundem optim nevoilor tale.

5. Am doar cativa angajati. Sunt serviciile de salarizare o alegere potrivita pentru noi?
Payroll Expert SRL livreaza servicii externalizate de calcul salarial pentru companii de diverse dimensiuni: de la unul si pana la mii de angajati. Indiferent de numarul de angajati ai companiei tale, impreuna putem crea un pachet de servicii de salarizare si administrare de personal, la un pret competitiv. Platesti doar pentru ceea ce ai nevoie si castigi flexibilitate deplina pe masura ce afacerea ta se dezvolta.

6. Ne este teama ca vom pierde controlul asupra proceselor de salarizare.
In timp ce preluam responsabilitatea asupra corectitudinii si livrarii la timp a salariilor, iti oferim control deplin asupra datelor tale si poti fi sigur ca nu vom plati salariile fara acordul tau final.
Fluxul operational al serviciilor de calcul salarial este urmatorul: tu ne trimiti datele primare de calcul, noi le verificam, dupa care, daca nu depistam erori, le procesam. Dupa procesare, documentele de calculul salarial sunt trimise catre tine, pentru aprobare. Daca sunt modificari, le vom face dupa indicatiile tale si vom regenera si retrimite documentele de calculul salarial, din nou, spre aprobare. Astfel, detii controlul asupra intregului process! Externalizarea serviciilor de calcul salarial si administrare de personal nu inseamna pierderea controlului, inseamna doar mai putina munca pentru tine cu un grad mai mare de siguranta.
Cum putem sti ca datele noastre vor fi pastrate in siguranta?
Stim cat de importanta este protectia datelor tale. Din acest motiv, investim in tehnologie pentru ca datele tale sa fie pastrate si gestionate in siguranta. Toate datele companiei tale sunt preluate sub raspundere contractuala si sunt stocate in data center-ul nostru.
Alegand PayrollExpert, ai garantia totala a confidentialitatii datelor tale salariale. Toti angajatii nostri care au acces la datele salariale semneaza si respecta un acord de confidentialitate a datelor. Pe langa clauzele contractuale, avem stabilite masuri stricte de securitate privind accesul  la datele contractuale/salariale ale angajatilor tai. Accesul la informatiile tale se face numai de catre personalul autorizat, cu drepturi de acces clar procedurate.
Sistemele de securitate atat hardware cat si de infrastructura sau software – sunt identice cu cele folosite de institutiile bancare pentru facilitatile de tip Internet Banking. Sunt sisteme certificate acceptate la nivel international si in permanenta aliniate la ultimele standarde in domeniu.

a. Din punct de vedere fizic, PayrollExpert stocheaza datele pe servere ce sunt gazduite intr-un Data Center specializat si certificat. Aceasta inseamna ca securitatea fizica este asigurata prin:

  • Respectarea cu strictete a procedurilor de acces;
  • Sisteme electronice de control al accesului;
  • Televiziune cu circuit inchis;
  • Verificarea echipamentelor si a oricarui alt obiect transportat in/din Data Center;
  • Sisteme de detectare a miscarilor in zone nepopulate;
  • Personal de paza si protectie 24/zi, 7 zile/saptamana;
  • Sistem de prevenire si stingere a incendiilor;
  • Sistem de protectie impotriva inundatiilor;
  • Instalatie de climatizare care asigura parametrii optimi de mediu pentru functionarea echipamentelor.

b. Backup-ul de mai multe categorii este asigurat prin urmatoarele elemente :

  • Back-up pentru sistemul de alimentare cu energie electrica;
  • Back-up de aplicatie (exista doua servere, ceea ce inseamna ca la nefunctionarea unuia, al doilea intra in functiune automat);
  • Back-up de date zilnic ; ultimul backup din luna este stocat pe suport optic;
  • Back-up de conexiune la internet, ceea ce face serverele disponibile online in 99% din timp;

c. Accesul utilizatorilor la aplicatii este verificat prin existenta mai multor nivele de acces corespunzatoare rolurilor si drepturilor de utilizare a aplicatiei. Fiecare tip de utilizator poate vedea numai acele informatii la care i se permite accesul. Verificarea utilizatorilor este asigurata prin utilizator si parola sau certificat digital individual.

8. Daca avem audit de la autoritati, cum demonstram ca voi ati intocmit documentele de calculul salarial?
Contractul de externalizare a serviciilor contine clauze bine definite prin care se specifica faptul ca ne asumam raspunderea in fata autoritatilor, iar tu esti acoperit de polita de asigurare profesionala a PayrollExpert. Pe toata durata derularii controalelor, consultantii nostri pot fi prezenti la sediul tau pentru a raspunde eventualelor intrebari formulate de reprezentantii autoritatilor.

9. Ne temem ca pe parcursul contractului vor aparea o serie de costuri ascunse.
Inca din etapa de ofertare, comunicam deschis clientilor nostri care sunt costurile cu potentialele servicii ulterioare si le includem in oferta de pret. Nu iti facem surprize!